La checklist pour réussir son déménagement d’entreprise

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La préparation d’un déménagement de bureau ou d’entreprise peut être beaucoup plus compliquée que le déménagement d’un ménage. La préparation est essentielle et il faut s’assurer que tout ce qui figure sur votre liste est complet. Utilisez cette liste de contrôle rapide comme guide pour garder votre entreprise sur la bonne voie.

Déterminez un calendrier et un échéancier

Déterminer votre calendrier devrait être la première chose que vous faites. Fixez la date à laquelle toutes les affaires doivent être sorties du bureau, qui est la date de votre dernier déménagement. Vous aurez probablement besoin de quelques jours pour déménager réellement, en fonction de la quantité de choses à déménager. Travaillez en amont de votre date de déménagement et dressez une liste de toutes les choses que vous devez faire avant l’arrivée des camions.

Attribuez des tâches et créez un comité de déménagement si nécessaire

C’est une bonne idée d’impliquer le personnel dans le déménagement dès le début. Un comité de déménagement peut non seulement vous aider à organiser et à planifier le déménagement, mais aussi faciliter la transition pour le reste du personnel. Demandez au comité de passer en revue toutes les tâches et d’attribuer les rôles selon les besoins. Au fur et à mesure du déménagement, vous devrez probablement ajouter des tâches à la liste et vous assurer de leur attribution – il y a trop de choses à faire soi-même.

Mettre en place un plan de communication interne et externe

Un plan de communication interne permettra de tenir les employés informés des plans de déménagement, tandis qu’un plan externe permettra de tenir vos clients et fournisseurs au courant de vos activités commerciales pendant le déménagement, afin que vous puissiez maintenir votre entreprise en activité pendant la transition.

Embaucher des déménageurs professionnels

Comme tout déménagement, l’embauche de bons déménageurs prend du temps et devrait être l’une des premières tâches sur votre liste. Demandez à un membre de votre personnel de dresser une liste d’au moins cinq entreprises de déménagement, puis assurez-vous de les examiner minutieusement avant de les embaucher. Déterminez le budget, obtenez des devis et comparez les services des différentes entreprises de déménagement pour décider laquelle vous engagerez. Si vous êtes à la recherche d’une société de déménagement réputée, nous vous suggérons DBEP pour votre déménagement d’entreprise.

Embaucher des emballeurs professionnels

Si votre budget déménagement peut vous permettre d’engager des emballeurs professionnels, faites-le. Cela vous évitera, à vous et à vos employés, de devoir emballer les zones du bureau qui sont communes et souvent les plus difficiles à emballer et à déménager. Les employés peuvent être invités à emballer leurs bureaux, car cela leur permet également de nettoyer leurs espaces et de se débarrasser des objets qu’ils n’ont pas besoin de déplacer.

Créer un nouveau plan et un nouvel aménagement de bureau

C’est là que votre comité de déménagement sera vraiment utile. Il est toujours difficile de déménager dans un nouvel espace, mais quand il faut trouver où tout et tout le monde va, cela prend beaucoup de temps. Assurez-vous que vous savez où chaque meuble sera placé et où chaque employé s’assiéra. Plus le plan est détaillé, mieux c’est.

Parlez à vos fournisseurs actuels

Déménager une entreprise peut signifier changer de prestataire de services. Vérifiez vos contrats, puis décidez si vous restez avec vos fournisseurs actuels ou si vous envisagez de changer de fournisseur. Vous devrez déterminer ce que le nouvel espace exigera en termes de lignes téléphoniques et d’infrastructure de réseau. Parlez à votre nouveau propriétaire et à vos nouveaux fournisseurs pour vous assurer que vous savez ce dont le nouvel espace a besoin, afin qu’il n’y ait pas de rupture de service. Pour tout équipement que vous louez, contactez le revendeur pour l’informer du déménagement de l’entreprise et de la meilleure façon d’amener son équipement au nouvel emplacement.

Tenir les employés informés

Un déménagement peut être difficile pour les employés. Cela peut signifier un changement dans la façon dont ils se déplacent et si leur trajet est maintenant plus long qu’avant le déménagement de bureaux. Si vous déménagez dans un espace plus petit, les employés doivent savoir comment les bureaux seront attribués et à quoi ressemblera leur nouvel espace. Les employés doivent être informés à chaque étape du processus. Essayez de conserver un calendrier de déménagement sur le tableau d’affichage de la cuisine ou dans un autre espace commun afin que les gens puissent voir comment les choses progressent et ce que l’on attend d’eux en tant qu’employés.